Musikkfondene

Personvernerklæring

Vi behandler personopplysninger i samsvar med personopplysningsloven

Musikkfondene og stiftelsene Det norske komponistfond, Komponistenes vederlagsfond og Tekstforfatterfondet

 

Behandlingsansvarlig hos oss

Musikkfondene og stiftelsene er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene vi får.  Dette vil si at vi har ansvaret for hvordan personopplysningene blir brukt, og at bruken er i samsvar med personopplysningsloven.

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter.

 

Hva er personopplysninger?

En opplysning som er med på å identifisere deg som enkeltperson er en personopplysning. Det skilles mellom personopplysninger og særlige kategorier (sensitive) personopplysninger.

 

Hva er formålet med vår behandling av personopplysninger?

Vi håndterer personopplysninger for å kunne behandle og følge opp vedtak for søknader innkommet til det enkelte fond i samsvar med det enkelte fond sitt formål og vedtekter/lovverk. Slik realiserer vi også formålet for den enkelte stiftelse. Vår håndtering omfatter:

 

  • å behandle søknadene som kommer inn til den enkelte stiftelse
  • å følge opp vilkårene for at støtten er berettiget iht. fondets vedtekter.
  • å utbetale støtte iht. vedtak.
  • i enkelte tilfeller å kreve tilbakebetalt støtte for prosjekter som ikke lar seg gjennomføre.
  • å bruke personopplysninger som grunnlag for videreutvikling av våre ordninger
  • å bruke personopplysninger ifb. pålagte oppgaver som regnskap, budsjett, statistikk og rapportering til overordnete myndigheter.

 

Grunnlaget for behandlingen

Stiftelsene må behandle personopplysninger for å kunne behandle søknadene og følge opp korrespondanse ifb. vedtaket. Uten personopplysningene kan vi ikke koble søknaden eller bevilgningen til en faktisk person.

 

Personopplysninger som lagres

Musikkfondene og stiftelsene bruker bare de opplysninger som er nødvendige for å ivareta formålet.

 

For de som oppretter seg som brukere på våre nettsider lagrer vi følgende personopplysninger;

Brukernavn, passord, navn, adresse, postnummer og poststed, land, telefonnummer og e-postadresse, fødselsdato (dd.mm.åååå), hjemmeside, organisasjonsnummer (frivillig) og organisasjons navn (frivillig).

 

Ved besøk til søkeportalen vår lagrer vi tidspunkt for besøk, ip-adresse, nettleser og besøkte undersider.

 

For de som søker til våre ordninger, lagrer vi de personopplysninger som fremkommer av det aktuelle søknadsskjemaet.

 

For de som får utbetalt støtte eller honorar lagrer vi i tillegg kontonummer og fødselsnummer eventuelt organisasjonsnummer – om det er dette du har gitt oss.

 

For våre styremedlemmer lagrer vi følgende personopplysninger: navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, personnummer, e-postadresse samt navn på den forening som har utpekt det aktuelle styremedlemmet. Vi lagrer også hvilke møter en har vært tilstede på.

 

Vi er i gang med å et utarbeide en mer detaljert oversikt over hvilke personopplysninger som brukes i våre søknadsskjema. Straks denne blir klar, vil vi publisere denne.

 

Innhenting av personopplysninger

Vi lagrer de personopplysningene som er avgitt på våre nettsider i forbindelse med innlevert søknad.

 

Vi bruker informasjonskapsler/cookies på våre nettsider for å gi deg som besøker siden en god opplevelse. Lov om elektronisk kommunikasjon krever at vi informerer våre besøkende om bruk av informasjonskapsler (cookies).

 

Utlevering av opplysninger til tredjeparter

Vi deler i utgangspunktet ikke personopplysninger med tredjeparter. Unntak gjelder vår leverandør av IT-tjenester Hovedkvarteret IT AS som også er databehandler for søkesystemet. Dine personopplysninger behandles her bare av autorisert personell som har tilgang til informasjonen i kraft av sin yrkesmessige stilling, og som er underlagt en forpliktelse til utelukkende å hente/bruke dataene for det spesifiserte og legitime formålet de ble samlet inn for.

 

Vi vil kunne utlevere opplysninger i enkelttilfeller pålagt ved lov eller av offentlig myndighet.

 

Sletting av personopplysninger

Opplysninger som er knyttet til søknader som blir innvilget støtte er vi etter bokføringsloven forpliktet til å bevare i inntil 5 år. Vi er nå i gang med et arbeid for å utrede nærmere hvorvidt stiftelsen kan oppbevare opplysninger etter dette, eventuelt anonymisere søknadene for å beholde historisk viktig oversikt for stiftelsen.

 

For søknader som ikke blir innvilget støtte: Her har vi behov for å utrede nærmere hvilke opplysninger stiftelsene trenger å ivareta for å beholde en historisk oversikt over innkomne søknader. Hvilke opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet skal bli slettet fortløpende, og her skal vi få utarbeidet en liste over hvilke opplysninger dette gjelder.

 

Rettigheter for den registrerte

Rettighetene dine følger av personopplysningsloven.

 

Det gjøres oppmerksom på at du kan kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve sletting av opplysninger.

Du har rett til at vi sletter opplysninger om deg som ikke lenger er nødvendige for formålet. I enkelte tilfeller er imidlertid opplysningene nødvendige for oss i mange år.

Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

 

Informasjonssikkerhet

Vi jobber kontinuerlig med å påse at de personopplysninger vi har ikke blir misbrukt.

 

Kontaktinformasjon

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sendes skriftlig til: administrativ leder Therese Rørvik, therese.rorvik@musikkfondene.no, tlf. 988 75 248

 

Musikkfondene - administrasjon for

Det norske komponistfond, Komponistenes vederlagsfond og Tekstforfatterfondet

Universitetsgaten 18, 0164 Oslo

Tlf. 23 31 06 10